Деловое письмо на английском | образец и структура

Знания бизнес-английского применяются в деловой переписке в первую очередь. А это значит, знать как начать или закончить деловое письмо словами «с уважением», как обращаться к получателю, как поблагодарить, какова должна быть его структура и какие вежливые фразы и клише следует употреблять. Для наглядности мы приводим образец такого бизнес-письма, а также список популярных сокращений в деловой переписке.

Содержание

1 Структура делового письма
- 1.1 Контактная информация (Contact information)
- 1.2 Тело письма (Body)
2 Пример делового письма
3 Полезные фразы для делового письма
4 Сокращения в деловой переписке

Структура делового письма

Правила написания деловых писем достаточно стандартизированы и требуют соблюдения определенной структуры и оформления.

Formal Business Letter Format | Official Letter sample template | RallyPoint

Контактная информация (Contact information)

При разработке макета вашего делового письма начните с плана, в котором есть вся необходимая информация и разделы. Обычно деловое письмо включает в себя следующие сведения вверху страницы:

Ваша контактная информация (имя, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты). Включение вашей контактной информации позволяет читателю быстро определить от кого письмо.
Дата написания письма. Включите дату после контактной информации и отформатируйте ее в соответствии со стандартами вашей страны. Например, в США нужно написать месяц по буквам, а затем указать день и год: 10 июля 2020 г.
Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании). Под датой укажите контактную информацию получателя, чтобы читатель мог убедиться, что письмо в надежных руках. Хотя указывать имя получателя не обязательно, лучше всего адресовать деловое письмо конкретному человеку. Старайтесь избегать личных титулов, таких как мистер или мисс, поскольку вы можете не знать пол получателя или предпочитаемую гендерную идентичность; тем не менее, вы можете указать звания Dr. (доктор), Prof. (профессор) при необходимости.

Тело письма (Body)

Следующие разделы идут после контактной информации:

Приветствие (Salutation)

Используйте то же имя в приветствии, которое вы указали в разделе информации о получателе.

Если вы пишете в более формальных обстоятельствах — например, в сопроводительном письме в юридическую фирму, — вы можете обратиться к читателю, указав его имя и фамилию, например: «Dear Deborah Johns».
Если вы знаете получателя или пишете в менее формальную компанию, например, технологический стартап, вы можете просто написать «Dear Deborah».
Если вы не можете идентифицировать отдельного получателя, вы можете использовать приветствие, адресованное компании или команде, например: «Dear ABC team» или «Dear financial team».

Тело (Body)

Сохраняйте единообразное форматирование всего делового письма, чтобы придать ему профессиональный вид. Выровняйте текст по левому краю и сделайте одинарный интервал, а каждый абзац разделите дополнительной строкой пробела, как показано в примере выше. Также не забывайте быть кратким. Вы можете открыть свое деловое письмо дружеским приветствием, но быстро перейти к основным моментам, включив в него только абсолютно необходимые контекст и информацию.

Заключение и подпись (Closing and signature)

Включите заключительную строку после текста письма, например «Thank you» или «Kind regards», а затем четыре пустые строки ниже и ваше имя.

Вложения (Enclosures)

Если вы отправляете письмо по почте и включаете дополнительные документы, например резюме, добавьте раздел под названием «Enclosures» под своей подписью и перечислите все другие документы, которые вы отправляете, указав каждый из них в отдельной строке. Например:

Резюме (Resume)
Ссылки (References)
Стенограмма (Transcript)

Пример делового письма

Ниже представлен шаблон делового письма менеджера проектов аналитику.

Rosa Gomez
Sr. Project Manager
Crane & Jenkins
555 Apple Lane
Seattle, WA
555-111-9999
rgomez@candj.com

July 1, 2025

Martin Love
Sr. Data Analyst
Cloud Clearwater
100 Orange Circle
Seattle, WA

Dear Mr. Love,

It is my pleasure to strongly recommend Wendy Jones for the Jr. Data Analyst role with Cloud Clearwater. I am Rosa Gomez, a project manager at Crane & Jenkins. I have 12 years of experience working in the tech industry and have seen many young professionals come and go. Ms. Jones is one individual I have worked with who uniquely stands out.

During our time together, Wendy displayed great talents in data analytics. When we first met, I was immediately impressed with Wendy, but during the time worked together, her understanding of analyzing data to achieve results for our company grew far more than that of her peers.

It’s not just her technical skills that impress me, however. Wendy was a joy to work with because of her amazingly positive attitude and ability to communicate across teams. Her focus and attention to detail were also necessary and valued not just by myself, but by her peers, who often relied on her to get the job done.

I am absolutely confident that Wendy would be a great fit at Cloud Clearwater. Not only will she bring the kind of skills and experiences you’re looking for in an applicant, she will quickly become an asset and help your company grow in any way she can.

If you need more information or specific examples, please do not hesitate to contact me at 555-111-9999. As a recommendation letter likely only provides a snapshot of her talents and achievements, I would be happy to further elaborate on my time working with her.

Sincerely,

Rosa Gomez
Sr. Marketing Manager

Перевод примера письма

Дорогой мистер Love,

Я с удовольствием настоятельно рекомендую Венди Джонс на должность младшего аналитика данных в Cloud Clearwater. Я Роза Гомес, руководитель проекта в Crane & Jenkins. У меня 12-летний опыт работы в сфере высоких технологий, и я видела много молодых специалистов, которые приходили и уходили. Мисс Джонс — человек, с которым я работала, и который выделяется.

За время, проведенное вместе, Венди проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, Венди сразу произвела на меня впечатление, но за время совместной работы ее понимание анализа данных для достижения результатов для нашей компании выросло намного больше, чем у ее коллег.

Однако меня впечатляют не только ее технические навыки. С Венди было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее внимание к деталям были необходимы и ценились не только мной, но и ее коллегами, которые часто полагались на нее в выполнении работы.

Я абсолютно уверена, что Венди отлично подойдет в Cloud Clearwater. Она не только принесет с собой те навыки и опыт, которые вы ищете от соискателя, но и быстро станет активом и поможет вашей компании расти любым возможным способом.

Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 555-111-9999. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает лишь краткую информацию о ее талантах и достижениях, я была бы рада подробнее рассказать о своем времени, проведенном с ней.

С уважением,

Роза Гомес
Старший менеджер по маркетингу

Полезные фразы для делового письма

Как начать письмо

Форма обращения к получателю письма может быть различной, в зависимости от того, знаете ли вы имя или нет.

Dear Mr. Smith, если вы пишите представителю мужского пола и знаете фамилию.
Dear Ms. Smith, если вы пишите девушке или женщине, и вам известна фамилия. Такое обращение подойдет для любого статуса (замужем или нет).
Dear Sir or Madam, если вы пишите тому, чье имя вам неизвестно.
To whom it may concern, если вы точно не знаете, кто из сотрудников будет читать письмо.

Фразы-клише для начала письма после обращения:

I am writing to introduce myself. Пишу, чтобы представиться.
I received your contact information from … and I am writing to introduce myself because … . Я получил ваши контактные данные от … и пишу, чтобы представиться … .
I read/heard about your company in … and would like to introduce myself because … . Я читал/слышал о вашей компании от … и хотел бы представиться, потому что.. .
As [job title], I am writing to present [my company] to you because … . Как {название вашей должности/рода занятий}, представляю нашу компанию {название}, потому что …
In response to your request for … . В ответ на ваш запрос … .
Thank you for your letter/phone call/email regarding … . Благодарим за ваше письмо/звонок/email, касаемо … .

Как закончить письмо

Looking forward to your reply (Ждем Вашего ответа)
Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.

Пожелания в конце

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (искренне).

Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (с уважением).

Более неформальные варианты:

Regards/Kind regards (С уважением).
Warm regards (С наилучшими пожеланиями).

Как поблагодарить

Thank you for your prompt response (Спасибо за быстрый ответ)
Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)
I am writing to you regarding… (Я пишу вам о …)
Thank you for your patience and cooperation. (Спасибо за терпение и сотрудничество.)

Вежливые фразы

It is very kind of you to (Очень любезно с Вашей стороны)
We enclose (Мы прилагаем)
We are sorry (Мы сожалеем)
Unfortunately (К сожалению)
With reference to your (Относительно Вашего)
As you requested (По Вашей просьбе)
According to (В соответствии с)
Please let me know (Пожалуйста, сообщите мне)
Thank you for responding to my offer (Спасибо, что откликнулись на мое предложение)
We look forward to hearing from you soon (Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем)
Thank you for responding to my offer (Спасибо, что откликнулись на мое предложение)

Сокращения в деловой переписке

Для экономии текста, времени получателя, а также, чтобы показать профессиональную грамотность, в деловых письмах широко применяются общепринятые сокращения.